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設計院合同管理的行業特點

設計公司的合同管理系統,是連接“項目管理”、“財務管理”和“法務風控”的關鍵橋梁。由于設計公司業務高度項目化,合同類型多樣(設計、咨詢、施工配合、分包、外協等),合同的審批、執行、變更、收付款、歸檔、風險控制等環節需系統性支持。

?? 一、設計公司合同管理的行業特點

特點 說明
?? 項目驅動 合同按項目歸集,一項目多合同,一合同涉及多個專業
?? 生命周期長 合同往往分階段執行(初設、施工圖、配合等),周期長、變更多
?? 與收付款掛鉤緊密 需關聯發票、付款申請、收款計劃
?? 文檔繁多 正式合同、補充協議、審圖函、會議紀要需集中管理
??? 法務審查關鍵 金額大、合作復雜,需法務、經營、技術多部門協同審批
?? 與OA、ERP、項目系統集成需求強 流程、收付款、臺賬等需打通

?? 二、核心功能模塊設計

模塊名稱 功能說明
? 合同登記與立項 支持手工錄入或關聯OA流程創建,綁定項目與客戶
?? 合同審批流程 內嵌電子審批流程:設計/經營/法務/財務參與審批
?? 合同檔案管理 支持原件PDF、掃描件、電子附件上傳,支持版本控制
?? 合同變更管理 補充協議、價格變更、分期調整等變更流程
?? 收付款計劃管理 收款節點(如提交圖紙、審圖通過)與計劃付款設置
?? 發票管理 開票登記、發票狀態跟蹤,關聯收付款
?? 合同執行監控 收款完成率、開票比例、合同履行進度
?? 臺賬報表分析 項目合同臺賬、客戶臺賬、未收款報表、回款分析等
?? 權限與風險控制 合同金額超限審批、項目經理簽約權限控制、合同預警

?? 三、典型合同流程(示意)

合同擬稿 → 內部評審 → OA審批(技術 + 經營 + 法務 + 財務) → 
合同歸檔 → 發票開具申請 → 收款 → 變更流程(如有) → 完成歸檔

?? 四、常用合同管理系統/方案推薦

一個成熟的合同管理系統應與以下系統打通:

  • OA系統:用于合同流程審批(如立項、付款、歸檔)

  • ERP系統:自動獲取項目預算、成本、付款信息

  • 項目管理系統(PMS):將合同綁定到項目節點執行

  • 發票系統 / 財務系統:支持合同開票、付款、收款聯動

  • 檔案系統:實現電子歸檔、權責對接

 

 

 

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